Managing the new normal: Remote and office life in the age of COVID (part 1)

Catherine Kohnen

21 September 2020

Redéfinir la vie au travail après l'impact du Covid

Managing the new normal: Remote and office life in the age of COVID (part 1)

Catherine Kohnen

Redéfinir la vie au travail après l'impact du Covid

When it comes to remote work, the lockdown pushed many companies from one extreme to another. Most were used to, at best, one or two days of homeworking per week. And overnight they had to switch to full remote whether they wanted to or not.

La situation se prolonge. Avec la crainte d’une seconde vague, la plupart d’entre elles ont poursuivi un télé-travail quasi complet jusqu’à la rentrée. Et elles n’en sortent pas vraiment aujourd’hui.

Du coup, quand on parle de “retour à la normale”, on se demande à quoi ça va bien pouvoir ressembler! En ce moment, nous aidons nos clients à répondre à cette question et nous avons décidé de vous partager notre méthode complète pour fixer le cadre de ce “nouveau normal”.

Cet article est écrit en trois parties:

  • Définir votre stratégie de “new normal”
  • Implémenter le new normal
  • Le new normal: troubleshooting

Comme il s’agit d’un sujet d’actualité, nous n’hésiterons pas à améliorer ces articles en continu.

Vous êtes CEO, DRH ou responsable transformation ? Suivez le guide ! 

The three typical ways to deal with remote since Covid (and our alternative)

Quand on pense à la question du remote, on s’oriente naturellement vers trois options:

Le retour à la “normale” , sans adaptation

On veut un retour à la situation d’avant le confinement, sans adaptations. On planifie le retour des employés au travail comme si rien ne s’était passé. Parce que bon, on mettrait bien tout ça derrière soi. C’est tout naturel.

Si cette solution a le mérite de la clarté, elle n’est pas sans inconvénients:

  • Nous ne sommes pas encore au bout du Covid 19 et des mesures de distanciation sociale. Il est difficile de prédire la possibilité d’un retour au bureau “comme avant” en toute sécurité. Il faut également prendre en compte les rétropédalages comme ceux que nous avons vécus cet été.
  • Peu de collaborateurs seront prêts à retourner vers un cadre aussi rigide. En effet, la plupart d’entre eux apprécie la nouvelle liberté du home working. Il faudra donc s’attendre à beaucoup de mécontents, voire à des départs

Bref, cette approche revient à croiser les doigts et espérer que tout se passe pour le mieux.

Le full-remote

Dès le début du lock-down, certaines entreprises ont annoncé sur tous les réseaux sociaux leur intention de passer en “full-remote”: elles vont abandonner leurs bureaux et passer au travail à distance complet. Boum.

Il s’agit surtout de start-ups pour la plupart déjà habituées à la flexibilité du home working. Alors, effet de mode motivé par l’économie, ou recherche sincère d’une innovation dans les méthodes de travail ? Seul l’avenir nous le dira.

The risk of this option is to see full remote as a panacea,which is far from the case, especially when it has been implemented in a hurry. After some early days of increased productivity thanks to commute time avoided, we now see that forced remote has had a negative impact on the productivity of many businesses. Building an effective full remote model will therefore require good thinking that cannot be carried out in a hurry.

Bref, il est fort possible que l’enthousiasme exprimé en début de confinement pour le full remote s’essouffle rapidement. Mais curieusement, il y aura beaucoup moins de statuts Linkedin pour en parler…

L’entre-deux indécis

L’incertitude du moment pousse beaucoup d’entreprises à des solutions de mitigation: on encourage les employés à revenir et on promet d’augmenter les possibilités de home-working tout en espérant maintenir le bureau au centre de la vie professionnelle. 

On ne prend pas de décision ferme et on observe les changements au jour le jour. En croisant les doigts pour que tout se passe bien. Avec cette option, on laisse les circonstances extérieures décider du futur de notre entreprise. On subit sans agir

Un nombre considérable d’entreprises se retrouvent dans ce mi-figue mi-raisin peu ambitieux. Tout simplement car il offre un confort certain: celui de ne prendre aucune décision, donc aucun risque. Enfin, en théorie seulement…

Toutes ces approches ont les mêmes défauts:

Bien que différentes, ces approches ont les mêmes défauts de conception.

  • Pas d’objectifs clairs

Sans objectif clair, on ne prend que des décisions précipitées ou des demi decisions. Et ce principe s’applique d’autant plus aux situations de crise qui demandent des adaptations rapides. On fait quelque chose. Pourquoi, ça, on ne sait pas. 

  • Pas de critères de succès

Sans objectif clair, on ne peut pas mesurer. Et on se fie à notre intuition et à la technique du doigt mouillé pour estimer le résultat sans savoir s’il est réellement positif. Ca va plus ou moins, non?

  • Pas de gestion des risques

Au plus une situation est inédite au plus elle présente de risques. Et le COVID a poussé les entreprises vers de nouveaux extrêmes. Ne pas identifier ces risques et les accepter sans broncher relève du suicide entrepreneurial. Ce n’est pas parce qu’on vient d’avoir un “pas de bol” monstrueux (une pandémie, pour les distraits) qu’il n’y en aura plus…

L’alternative: une vraie stratégie

As you might expect, we’re not the type to run around like headless chickens. What we suggest is to see this “new normal” as a real strategic project. In the remainder of this article we will explain how to lay the groundwork for your strategy. The implementation of this strategy and its follow-up will be discussed in two other detailed articles.

Comment faire ça bien

Tout projet stratégique part avant tout d’une vision. Nous allons vous expliquer comment définir votre vision du new normal. Ensuite nous couvrirons les principaux risques à prendre en compte

Préparer le terrain: quelle vision avez-vous de la vie au bureau dans votre entreprise

Même si la situation que nous vivons est fluctuante, la meilleure manière de la gérer est de définir une vraie vision de votre vie au bureau.  C’est le moment d’oser rêver et d’être ambitieux. Le changement que nous vivons est motivé par les circonstances. Si vous ne vous autorisez pas à en tirer le meilleur, vous vous enfermez d’office dans un entre-deux médiocre.

Fixer vos objectifs

La première étape est de vous fixer des objectifs clairs puis de déterminer vos priorités

  • Partir de qui vous êtes 

Start from your company’s DNA. Your project must be consistent with your company’s identity, namely its mission and values. And every decision you make will have to be consistent with these two elements.

Un exemple: Si votre société valorise des éléments tels que “fun” ou “happiness”, vous devrez trouver un moyen de garantir que vos collaborateurs retrouvent ces éléments même si les moments entre équipes diminuent. Maintenir la convivialité au bureau devra être une priorité. Une valeur “nous mettons du fun dans tout ce que nous faisons” fait un peu désordre quand tout le monde s’endort au bureau ou dans un Zoom…

  • Fixer vos priorités

C’est la clé du succès de votre projet. Il n’y a pas de bonne ou mauvaise priorité en soi car, comme on l’a dit, tout dépend de l’ADN de votre entreprise. On peut privilégier la productivité, la rentabilité, l’esprit d’équipe, l’amélioration de la communication, il n’y a pas de règle universelle.

Mais on devra s’en tenir à un nombre limité. Au delà de trois priorités, on va perdre le sens de l’important. Et même avec 3 priorités, il y en aura toujours une ou deux qui passeront avant la troisième. A vous d’être honnête avec vous même, et lucide quant aux possibilités de votre entreprise…

  • Concrètement ça donne quoi, une première vision d’un projet de new normal?

Quelque chose d’aussi simple que ceci:

“My priorities are:

  1. improve team efficiency
  2. ensure excellent communication within the organization.

Ma vision idéale d’un retour à la normale serait: Un mode de travail flexible, 50% au bureau et 50% en home working. Le home working serait à privilégier pour les tâches de fond, le bureau pour la coordination et le brainstorming. L’équité étant au coeur des valeurs de mon entreprise, il est important que chaque employé aie accès aux mêmes opportunités en terme de homeworking”

Une fois que nous avons notre vision en tête, il est temps de la confronter à la réalité, et donc aux risques qui vont se présenter.

Réfléchir aux risques
  • L’incertitude

La vie d’un business est émaillée par l’incertitude. Mais on peut dire que le COVID nous a particulièrement gâtés. Parce que tant que nous n’aurons pas de vaccin, personne ne sera à l’abri d’un lockdown ou d’un renforcement des mesures de sécurité. Cette incertitude a un impact autant sur votre productivité que sur le mental de vos collaborateurs.

Comment gérer ?

On anticipe et on décide en conséquence. Quitte à mettre en place des deadlines lointaines. Beaucoup de sociétés dans le monde de la tech ont fait un choix radical: pas de retour obligatoire au bureau avant le printemps 2021. Ca paraissait extrême au mois de mai. Beaucoup moins maintenant. Car cette décision a un double avantage: elle rassure les employés en leur offrant une certitude tout en achetant du temps pour planifier demain.

La plus grosse erreur face à l’incertitude, c’est de rester dans l’attente et de ne rien décider. 

  • La peur de revenir au travail et le stress

Quand on observe la plupart des sondages réalisés en entreprise, on constate que beaucoup de travailleurs ont peur du COVID. Et même si le bureau respecte les mesures de sécurité, ils craignent les transports en commun bondés …

Sans compter que si le télétravail imposé a pu être vécu comme un trauma, le retour au bureau peut être vécu de manière tout aussi traumatique. Car le lockdown et la crise ont un impact psychologique certain qu’il ne faut pas négliger.

Comment gérer ?

Il est vital de penser à rassurer et gérer le trauma.

Rassurer en offrant une vraie sécurité au bureau est primordial (mais à ce stade, vous devez déjà y être). Mais ça ne suffit pas. L’aspect humain est crucial. Dans chaque équipe, il existe des membres plus impactés que d’autres, soit parce qu’ils sont plus à risque, soit parce qu’ils sont plus craintifs. Il est important de les écouter et de ne pas les forcer.

La prévention du burnout et du stress au travail vont également devoir prendre une place de choix dans vos projets RH à venir.

  • Le désintérêt pour le bureau

En dehors de la peur, beaucoup d’employés boudent le bureau tout simplement car il ne les intéresse plus. Et c’est vrai que travailler à 1,5m de distance de ses collègues en s’arrosant de gel hydro-alcoolique à chaque passage à la machine à café, ça ne vend pas du rêve. Surtout quand on peut s’épargner la contrainte des transports en commun dans le confort de son chez soi …

Comment gérer:

On peut tenter la contrainte mais objectivement, elle passe assez mal. Surtout pour les employés à haute valeur ajoutée. La meilleur option est donc de susciter l’envie. L’intérêt du bureau tient essentiellement à la convivialité et à la créativité.  Le bureau est un espace qui favorise les interactions humaines. Les entreprises où les employés reviennent spontanément sont souvent celles qui ont une culture forte et soudée.

Le bureau est également un lieu ideal pour créer et réfléchir en équipe (Ne me parlez pas de brainstorming en ligne. Il existe de très bons outils mais le résultat reste en dessous de l’interaction en face à face, même si on essaye de vous vendre le contraire).

Il faut donc présenter des occasions de revenir, ce qui va nécessiter un réaménagement de l’espace. Certaines entreprises ont fait le pari de rénover leurs espaces de travail en créant des espaces plus collaboratifs et moins centrés autour des “postes de travail” pour susciter l’intérêt. Si vous avez le budget, cela peut devenir une opportunité intéressante pour générer une envie nouvelle d’être au bureau.

Sinon, il vous faudra être créatif, ou décider d’attendre la fin des mesures de sécurité…

  • L’organisation et les problèmes de communication

C’est le point noir de la situation actuelle. Celui dont les employés parlent dans tous les sondages. Plus de petites synchronisations rapides à la pause café, des projets impossibles à suivre, une overdose de conference calls pas plus utiles (mais parfois plus nombreux) que les meetings qu’ils remplacent… On ne se comprend plus et on perd du temps. On en viendrait presque à regretter les bouchons. 

As has been said, you don’t just improvise full remote. However, we were all forced to do so overnight… Although we adjusted as months went by, you have to admit that we’re still not as efficient as we’d want to be. Many companies (even among big tech leaders, see the radical position of Reed Hastings of Netflix)have also admitted a substantial loss of productivity due to remote. Yes, we’ve said it before, but it’s an important point.

Comment gérer ?

En allant chercher l’inspiration chez les pionniers, ceux qui n’ont pas attendu le COVID pour se mettre au remote. La bonne nouvelle, c’est que la plupart d’entre eux mettent à disposition leurs best practices.

Alors maintenant, il ne faut pas rêver et penser qu’envoyer la documentation à vos équipes suffira. Si vous voulez que ces best practices soient utiles, il faudra passer par de la personnalisation, de la formation, de l’amélioration de process et de la gestion du changement. Tout ça prend du temps et a un coût. Mais ne rien faire, ça a un cout aussi (mais celui-là, on le découvre toujours plus tard).

Bonus:

Parce qu’on est sympa et qu’on veut vous éviter d’écumer Google.

Voici notre petit best of de ressources sur ces questions.

(Il sera mis à jour si on trouve mieux)

Voilà, on arrive à la fin de cet article.

Si tout se passe bien, vous avez maintenant une première vision de votre stratégie et une idée des risques à gérer. Dans notre prochain article, nous vous aiderons à mettre tout ça en place

Autres articles

Welcome!

After months of preparation, our new site is online. We hope you like it as much as we do! This...

read more

0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Recevoir de nos nouvelles

Un mail de temps en temps pour être au courant de notre actualité. Promis, pas de spam ! 

Vous êtes inscrits

Dites-en plus!

Envoyez-nous un message. On vous recontacte au plus vite

Vous êtes inscrits